La comunicación externa se integra en la comunicación corporativa de las organizaciones. Al tiempo que la comunicación interna se enfoca en hacer más simple el fluído de información entre los usados y los directivos de la compañía, la externa tiene como propósito prosperar la imagen de marca y está enlazada a las relaciones de la compañía con el resto de conjuntos de interés: usuarios, distribuidores, inversionistas y sociedad generalmente. En este sentido, María Luisa Sánchez, autora de La información experta en la administración de crisis, define la comunicación externa como «el desarrollo que se establece entre la compañía y el grupo de la opinión pública, para reportar sobre distintos puntos de la vida empresarial , que podrían perjudicar o ser de interés para la sociedad generalmente». Por su lado, Hilda Saladrigas, en Teoría de la Comunicación: Una Introducción a su estudio, comprende este género de comunicación como “la interrelación de los elementos constituyentes del ambiente de adentro, con los que hay en el ambiente de afuera, de manera especial o de general, como la representación de un todo”. No obstante, la comunicación externa no solo se dirige a sugerir información a los stakeholders, sino ha de ser concebida como un desarrollo bidireccional de envío y búsqueda de datos. “A través de los outputs hacia el ambiente de afuera, la organización favorece a la sociedad con las aportaciones directas de sus artículos o servicios, o indirectos -al posibilitar la solución de inconvenientes sociales con las riquezas que crea y que se distribuyen equitativamente en la sociedad -, al unísono que devuelve esos símbolos y valores que tomó de la sociedad y los regresa enriquecidos y transformados en una relación dialéctica sistemática y continua”, señala Gary Kreps en Organizational Communication: Theory and Practice.
En la comunicación externa, Annie Bartoli distingue tres tipologías, agarradas en su obra Comunicación y organización: la organización comunicante y la comunicación estructurada.
¿Qué es un fluído de interacción con el cliente?
Un flow o fluído de relacionamiento o interacción con el cliente es una secuencia de comunicaciones, cuyo primordial propósito es lograr que un usuario o cliente realice una cierta acción de manera exitosa (ej. registrarse, realizar un pago, etcétera.).
Al comienzo, el diseño de flujos de experiencia del cliente se fundamentaba bastante en el envío de e-mails; no obstante, hoy en día es viable asistir a un plan omnicanal considerablemente más robusta y eficaz donde integrar mensajes por medio de distintas canales integrados (ej. WhatsApp, mensaje de texto, alertas automáticas, etcétera.)
Disconformidades
¿Sabes de qué forma marcha el juego de teléfono roto? El mensaje que se transmite a un radical es completamente diferente al mensaje recibido en el otro radical. Los datos incompletos o fatuos, tienen dimensiones preocupantes y promueven una competitividad malsana entre los usados. Esto puede producir enfrentamientos entre usados e inclusive involucrar a los cargos de liderazgo.
Los feedbacks en el ámbito de trabajo siempre y en todo momento son bienvenidos. Si un usado comete un fallo, el gerente debe llamarle en privado y asesorarle sobre los valores y reacciones tolerados por la organización. Esta contestación asimismo se utiliza para efectuar cumplidos y cambios para progresar el ejercicio laboral.
Tiempo de contestación
Cada asamblea, llamada o contacto con un cliente es una ocasión única para probar lo esencial que es para la compañía esta persona. Por consiguiente, el tiempo usado en contestar o atender a un cliente ha de ser lo mínimo viable. Este tiempo ha de estar predeterminado en todos los departamentos de la compañía con el propósito de hallar la satisfacción plena del cliente.
En el momento de arreglar inconvenientes o en ocasiones que el cliente debe aguardar una contestación por la parte de la compañía, es conveniente informarle de manera proactiva. Hablamos de sostener al cliente informado sobre el estado de un pedido o de otras incidencias sin que deba contactar con la compañía.
Mensaje
El mensaje se conoce como la información transmitida por las expresiones como en el charla y los escritos, signos, imágenes o símbolos, en dependencia de la situación y la naturaleza y también relevancia de la información que se desea mandar.
El mensaje es el corazón de la comunicación. Es el contenido que el remitente quiere trasmitir al receptor.
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