Consideraciones legales al planificar eventos

Ha contratado al orador, contratado una sala, reclutado un equipo de voluntarios y preparado un plan de marketing. Si eso no fuera suficiente, también debe asegurarse de que su evento no incurra en problemas legales. Los requisitos legales del evento exacto varían de un lugar a otro y las reglas que se aplican dependen del tipo de evento. La lista a continuación señala los principales problemas en los que debe pensar, pero también debe recibir el consejo del administrador de la(s) organización(es) involucrada(s) en su evento. Si no está seguro acerca de alguno de estos elementos, puede discutirlos con su lugar, ya que deben tener experiencia con ellos.

Licencia de Local

Si vas a invitar al público a ver una obra de teatro, ver una película, escuchar música en vivo o grabada, o algo similar, debes hacerlo en un local debidamente autorizado. La licencia determinará exactamente qué actividades están permitidas y en qué horario. No asuma que puede tener un concierto más allá de las 11 p.m. sin verificar que la licencia lo permita. Si las instalaciones no tienen la licencia correcta, puede obtener lo que se llama un Aviso de evento temporal, que en realidad es una licencia a corto plazo. Para obtener más información, póngase en contacto con su consejo local.

sirviendo alcohol

La venta o suministro de alcohol también está regulada por la licencia de establecimiento. No solo necesita tener el acuerdo de licencia correcto, también debe asegurarse de que alguien presente sea un Titular de licencia personal. Las sanciones por infringir las reglas sobre el suministro de alcohol pueden ser muy severas, así que tenga mucho cuidado en esta área.

Requisitos de salud y seguridad

Es esencial comprender quién es responsable de los asuntos de salud y seguridad y realizar las evaluaciones de riesgo correctas.

El lugar será responsable de la salud y la seguridad relacionadas con las instalaciones, como los peligros de tropiezos por el piso desgastado o la evacuación de emergencia. Pero los organizadores de eventos asumen la responsabilidad por el equipo del evento, como los peligros de tropiezo de los cables de alimentación de los parlantes u otros equipos que se traigan al lugar.

Deberá realizar evaluaciones de riesgos y documentarlas. Piense en qué tipo de cosas podrían salir mal y los posibles resultados.

Seguro de responsabilidad pública

Necesitas tener un seguro de responsabilidad civil para tu evento. ¿Qué sucede si un visitante anciano de su evento resbala en el estacionamiento y se rompe una pierna? ¿O si una pieza del equipo cae sobre alguien y lo lastima? Estas cosas suceden, por lo que debe tener el seguro adecuado. Póngase en contacto con su lugar para ver qué está cubierto por su seguro y qué no.

Niveles de ruido

Por lo general, solo tendrá problemas con el volumen si su evento presenta una banda particularmente ruidosa o se llevará a cabo tarde en la noche. Algunas instalaciones están sujetas a órdenes de reducción de ruido, lo que significa que están legalmente obligadas a medir el ruido y mantenerlo por debajo de un cierto nivel. Otros locales necesitan dar el debido cuidado y atención a sus vecinos.

Acceso desactivado.

Todos los locales más nuevos están obligados a proporcionar acceso completo e instalaciones para personas discapacitadas, pero los locales más antiguos no. Los organizadores de eventos no tienen que garantizar el acceso de las personas discapacitadas, pero es una buena práctica hacerlo siempre que sea posible. Cuando no sea posible, la publicidad debe señalarlo.

Higiene alimenticia

Si está sirviendo comida al público, debe haber sido preparada y almacenada de acuerdo con las normas de higiene alimentaria. Alguien con un certificado de higiene alimentaria debe asumir la responsabilidad de gestionar el catering. Los locales que se utilizan regularmente para la preparación de alimentos son inspeccionados por el ayuntamiento de vez en cuando.

Estacionamiento

Si está planeando un evento importante y espera tener suficiente espacio de estacionamiento, es aconsejable hablar con la policía sobre qué otros arreglos podrían ser posibles. Si necesita mantener despejados los bordes de las aceras en ciertas carreteras, puede alquilar conos de tráfico de la policía para este propósito.

Protección infantil

Su organización debe tener una Política de Protección Infantil y su evento debe cumplir con esto. Si no es así, o si se trata de una función organizada de forma privada, debe estar al tanto de los problemas de protección infantil. Como mínimo, cualquier voluntario que trabaje con niños debe haber tenido una verificación de la Oficina de antecedentes penales (CRB).

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